Fin de dépôt-vente : prévenir le déposant, prolonger ou rendre les invendus

Une fin de dépôt se prépare avant l'échéance

Un dépôt-vente a une date de fin, écrite au contrat. À cette date, une partie des pièces est vendue, une autre attend encore en rayon. Sans méthode, ces invendus s'accumulent : le déposant oublie de passer, les pièces occupent la place des nouveaux arrivages, et l'on finit par ne plus savoir à qui appartient tel manteau au fond de la réserve.

L'automne rend le sujet pressant. Les dépôts pris à la rentrée arrivent à échéance en novembre et en décembre, au moment où le rayon doit faire de la place aux pièces d'hiver et aux idées de cadeaux. Ce guide propose une méthode en quatre temps : prévenir, décider pièce par pièce, rendre proprement, et traiter le déposant qui ne vient pas.

Prévenir le déposant une semaine avant

Un déposant prévenu à temps revient ; un déposant surpris par l'échéance, rarement. Envoyez un message une semaine avant la date de fin, par email ou par SMS, et gardez-en la trace. Il tient en quelques lignes :

• la date de fin du dépôt ;
• la liste des pièces encore en rayon, et ce qui a été vendu ;
• les choix possibles : reprendre ses pièces, prolonger le dépôt, ou ce que prévoit votre contrat pour les invendus ;
• vos horaires, et le délai dont il dispose pour passer ;
• le montant qui lui reste dû sur les ventes, s'il y en a, réglé lors de son passage.

Trois issues, décidées pièce par pièce

Rien n'oblige à traiter tout le dépôt d'un bloc. Le déposant peut reprendre son manteau et laisser ses bottines en rayon quelques semaines de plus. Décidez pièce par pièce, avec lui :

• Le déposant reprend la pièce : elle sort de votre stock et lui est rendue, liste à l'appui.
• Le dépôt est prolongé, avec une nouvelle date de fin écrite. C'est le bon choix pour une pièce de saison déposée trop tôt : un manteau déposé en septembre se vend souvent mieux en décembre. Profitez-en pour revoir le prix ensemble si la pièce n'a pas trouvé preneur.
• Le déposant vous laisse la pièce. Ne l'acceptez que si votre contrat le prévoit ou avec son accord écrit, daté et signé : la pièce devient alors la vôtre, et entre dans votre stock comme un achat.

Le jour de la restitution

Préparez les pièces avant la venue du déposant : rassemblées sur un portant ou dans un sac à son nom, la veille si possible. Une restitution qui commence par dix minutes de recherche dans la réserve laisse une mauvaise impression, et c'est là que les pièces se mélangent.

Pointez chaque pièce rendue sur la liste du dépôt et faites signer le déposant : c'est votre preuve qu'il a bien repris ses articles, et la fin de votre responsabilité sur eux. Profitez du passage pour régler ce qui lui reste dû sur les ventes : il repart avec ses pièces et son argent, et le dépôt est soldé.

Le déposant qui ne vient pas

Certains déposants ne répondent pas. Relancez-les une deuxième fois après l'échéance, par un autre canal si possible, et notez chaque relance : sa date, le moyen utilisé, la réponse. Pendant ce temps, retirez les pièces du rayon et rangez-les à part, au nom du déposant.

Ce que vous pouvez faire ensuite dépend de votre contrat : c'est lui qui doit dire combien de temps vous gardez les invendus après la fin du dépôt, et ce qu'ils deviennent passé ce délai. Si votre contrat ne dit rien, ne vendez pas et ne donnez pas les pièces d'un déposant sans avoir demandé conseil à un juriste ; et prévoyez la clause dans vos prochains contrats. Notre guide sur les clauses du contrat de dépôt détaille ce point.

À la main : ce qui marche, et où ça coince

Avec une dizaine de dépôts, un agenda suffit : une ligne par échéance, un message une semaine avant, une croix quand le dépôt est soldé. Au-delà de quelques dizaines de dépôts ouverts, les échéances se suivent chaque semaine, et la liste devient un travail en soi : retrouver les invendus de chaque déposant parmi les pièces en rayon, calculer ce qui lui reste dû, se souvenir de qui a été relancé et quand. C'est souvent là qu'une pièce part en solde alors que son déposant venait la reprendre, ou qu'un dépôt reste ouvert des mois sans que personne s'en aperçoive.

Un logiciel de dépôt-vente qui connaît la date de fin de chaque dépôt fait ce suivi à votre place : il prévient le déposant, signale les dépôts échus, et liste pour chacun les pièces encore en rayon.

En pratique : un rendez-vous hebdomadaire avec les fins de dépôt

Choisissez un moment fixe dans la semaine pour passer en revue les dépôts qui arrivent à échéance et ceux qui sont échus : qui prévenir, qui relancer, quelles pièces sortir du rayon. Un quart d'heure suffit quand le suivi est à jour.

Dans VenStor, dont le dépôt-vente est inclus selon la formule, le déposant qui a une adresse email reçoit automatiquement un message sept jours avant la fin de son dépôt, puis un autre à l'échéance. Les dépôts échus se retrouvent dans l'onglet Dépôts → Expirés, avec le nombre d'invendus de chacun. On y décide pièce par pièce : « Prolonger » fixe une nouvelle date de fin, « Restituer » rend les pièces cochées au déposant et le prévient par email, « Garder en stock » les fait entrer dans le stock de la boutique avec l'écriture au livre de police. Le dépôt n'est clôturé que lorsqu'il ne reste plus aucune pièce en dépôt.