Dépôt-vente : régler ses déposants sans erreur, du calcul au relevé

Le règlement, c'est là que se joue la confiance

En dépôt-vente, le déposant vous confie ses pièces et attend une seule chose en retour : être payé juste, et sans avoir à réclamer. À l'approche des fêtes, beaucoup passent demander où en sont leurs ventes, et ce moment-là fait ou défait la relation.

Un règlement clair, avec un relevé qui détaille chaque pièce vendue, fait revenir le déposant avec un nouveau sac. Un montant approximatif, un oubli ou un règlement en double, au contraire, coûtent bien plus que la somme en jeu. Ce guide passe en revue le calcul, le rythme, les moyens de paiement et les cas qui compliquent les comptes.

Calculer la part du déposant sur le prix réellement encaissé

La règle la plus simple, et la plus juste, est de calculer la commission et la part du déposant sur le prix auquel la pièce a réellement été vendue, et non sur le prix de l'étiquette le jour du dépôt. Une pièce peut être vendue moins cher pendant des soldes ou après une baisse convenue avec le déposant.

Prenons une veste étiquetée 40 €, avec une commission de 40 %, vendue 32 € pendant les soldes. La boutique garde 40 % de 32 €, soit 12,80 €, et le déposant reçoit 19,20 €. Commission et part du déposant font toujours exactement le prix encaissé. Écrivez cette règle dans votre contrat de dépôt, pour qu'il n'y ait pas de discussion au moment de payer.

Choisir un rythme de règlement

Il n'y a pas de bon rythme universel, mais il en faut un, connu du déposant dès le dépôt. Les formules les plus courantes :

• À la demande : le déposant passe, vous faites le compte et vous le réglez. Souple, mais vous devez pouvoir calculer vite, au comptoir.
• À date fixe : par exemple chaque mois, pour toutes les ventes du mois précédent. Plus simple à organiser quand vous avez beaucoup de déposants.
• À la fin du dépôt : un seul règlement, en même temps que la restitution des invendus. Simple, mais long à attendre pour le déposant.

Espèces, virement ou avoir

Les espèces règlent tout de suite, mais sortent de la caisse et doivent être notées comme une sortie d'espèces, sinon elles apparaîtront comme un manquant à la clôture. Le virement laisse une trace bancaire et évite de manipuler de l'argent au comptoir. L'avoir, enfin, permet au déposant de dépenser sa part en boutique, à condition qu'il le veuille : proposez-le, ne l'imposez pas.

Quel que soit le moyen, remettez à chaque règlement un relevé : les pièces vendues, leur prix de vente, la commission, la part du déposant, ce qui a déjà été versé et ce qui reste dû. C'est ce document qui répond d'avance aux questions.

Les cas qui compliquent les comptes

Quelques situations reviennent souvent, et méritent une règle décidée à l'avance :

• Une vente annulée après avoir réglé le déposant : l'argent est déjà sorti. Il faut le récupérer, ou le déduire du prochain règlement, et le noter.
• Une commission modifiée en cours de dépôt : décidez si la nouvelle commission s'applique aux ventes déjà faites, et dites-le au déposant.
• Un déposant qui reprend ses invendus alors qu'une pièce vendue n'est pas encore réglée : réglez-la au même moment, ou proposez-lui un avoir.
• Deux personnes à la caisse qui règlent le même déposant le même jour : un seul registre des règlements, consulté avant chaque paiement, évite de payer deux fois.

À la main : ce qui marche, et où ça coince

À la main, chaque déposant a sa page dans un cahier ou son onglet dans un tableur : les pièces déposées, celles qui sont vendues, à quel prix, et les règlements. Avec une dizaine de déposants, cela tient. Au-delà, chaque vente doit être reportée à la main, les ventes soldées sont souvent notées au prix de l'étiquette, et la question « combien je vous dois ? » demande dix minutes de calcul au comptoir.

Un logiciel de caisse qui gère le dépôt-vente fait ce calcul à chaque vente : la part du déposant s'ajoute à son solde au moment où la pièce est encaissée, au prix réel, et le règlement ne peut pas dépasser ce qui est dû.

En pratique : un solde à jour, un relevé à chaque règlement

Décidez votre règle de calcul et votre rythme, écrivez-les dans le contrat, et remettez un relevé à chaque règlement. Avant les fêtes, faites le point sur les sommes dues à vos déposants, pour avoir la trésorerie nécessaire quand ils passeront.

Dans VenStor, selon la formule, la part du déposant se calcule sur le prix réellement encaissé, et le déposant est prévenu par email à chaque vente. Le bouton « Régler le déposant », sur la fiche du dépôt, propose exactement le solde restant, en espèces, par virement ou en avoir client, et envoie le justificatif PDF par email ; il est impossible de verser plus que ce qui est dû. Si une vente est annulée après le règlement, la fiche du client affiche une alerte de trop-versé. Le tableau de bord indique la somme totale due à vos déposants, et chaque déposant voit dans son espace personnel ce qui lui est dû et ce qui lui a été versé.