Inventaire de fin d'année : comment compter le stock d'une friperie sans y passer des jours

Pourquoi préparer l'inventaire dès novembre

Beaucoup de boutiques clôturent leur exercice le 31 décembre. Or décembre est le mois le plus chargé de l'année : ce n'est pas le moment de découvrir qu'il faut compter des centaines de pièces uniques, en rayon, en réserve et en dépôt-vente, sans liste à jour pour comparer.

Un inventaire se prépare. En novembre, vous avez encore le temps de faire le ménage dans votre stock, de fixer la date et la méthode avec votre comptable, et d'organiser le comptage pour qu'il tienne en une matinée plutôt qu'en un week-end.

Ce que prévoit la loi, pays par pays

En France, l'article L123-12 du Code de commerce impose au commerçant de « contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs » de son entreprise. L'article R123-177 précise que ce contrôle se fait à la date de clôture de l'exercice. Selon entreprendre.service-public.gouv.fr, l'obligation vaut pour les sociétés au régime réel normal comme au réel simplifié. Si vous relevez d'un régime simplifié propre aux très petites entreprises, vérifiez vos obligations avec votre comptable.

En Belgique, l'article III.89 du Code de droit économique impose à toute entreprise soumise à l'obligation comptable d'établir, une fois l'an au moins, avec bonne foi et prudence, un inventaire complet de ses avoirs et de ses dettes, transcrit dans un livre. Dans son avis 7-4, la Commission des normes comptables précise que cet inventaire se rapporte à la date de clôture. Le comptage physique des stocks peut se faire avant ou après cette date si les entrées et les sorties sont suivies et permettent de reconstituer le stock à la clôture ; les valeurs, elles, sont toujours établies à la date de clôture.

Si votre boutique est établie dans un autre pays, vérifiez ces règles auprès de votre administration ou de votre comptable.

Avant le comptage : un stock propre

Un inventaire ne corrige pas un stock en désordre : il le constate. Les semaines qui précèdent, faites le ménage :

• Sortez de votre liste ce qui n'est plus là : pièces abîmées, perdues, données à une association, en notant chaque fois la raison.
• Rendez aux déposants les pièces dont le dépôt est terminé, ou prolongez-les, pour ne pas compter des pièces qui ne devraient plus être là.
• Étiquetez tout ce qui ne l'est pas, y compris en réserve : une pièce sans étiquette est une pièce qu'on ne sait pas compter.
• Rangez la réserve par cartons numérotés, et notez sur chaque carton ce qu'il contient.
• Fixez la date et l'heure du comptage, et prévenez l'équipe : avant l'ouverture, un jour de fermeture, ou le dernier jour de l'exercice.

Compter des pièces uniques : la méthode par zones

Dans une friperie, on ne compte pas des cartons de références identiques : on compte des pièces, une par une. La méthode qui évite les oublis et les doubles comptages, c'est le découpage en zones.

• Faites un plan de la boutique et découpez-la en zones : chaque portant, chaque bac, la vitrine, le comptoir, chaque carton de la réserve.
• Travaillez à deux : l'un sort les pièces une à une et lit l'étiquette, l'autre note ou scanne.
• Comptez une zone à la fois, en entier, puis marquez-la comme faite, par exemple avec une gommette sur le portant.
• Séparez dès le comptage les pièces achetées et les pièces en dépôt-vente : elles ne se traitent pas de la même façon.
• Pour les articles neufs vendus en quantité, comptez les exemplaires de chaque référence.
• N'oubliez pas les pièces hors des rayons : en cabine, en retouche, mises de côté pour un client.

Dépôts-vente, pièces abîmées, lots non triés

Les pièces en dépôt-vente ne vous ont rien coûté, et elles reviennent au déposant si elles ne se vendent pas : comptez-les à part, et demandez à votre comptable comment les présenter. Pour les pièces achetées, ce qu'il attend de vous, c'est une liste fiable : quoi, combien, et à quel prix d'achat. La méthode d'évaluation, et la décision de déprécier une pièce abîmée ou invendue depuis longtemps, se prennent avec lui.

Les sacs achetés mais pas encore triés comptent aussi : notez-les comme un lot, avec leur prix d'achat, que vous retrouvez dans votre registre des achats.

À la main : ce qui marche, et où ça coince

Avec des listes papier par zone, le comptage se fait bien. La difficulté vient après : comparer ce que vous avez compté avec ce que vous devriez avoir. Il faut reprendre les achats et les dépôts de l'année, retirer les ventes, les restitutions et les pièces sorties, puis retrouver le prix d'achat de chaque pièce.

Prenons un exemple : vous pensiez avoir 1 240 pièces en rayon et en réserve, et vous en comptez 1 205. Il reste 35 pièces à expliquer : une vente du matin pas encore notée, une restitution de dépôt oubliée, des pièces en retouche, ou des vols. Sans liste à jour, chaque écart se cherche à la main, ticket par ticket. Un logiciel qui suit le statut de chaque pièce donne le stock attendu à tout moment, et ne laisse à expliquer que les vrais écarts.

En pratique, avec VenStor

Dans VenStor, chaque pièce a un statut : en stock, en dépôt, en réserve, vendue, restituée, ou sortie comme perdue, cassée, volée ou donnée, avec une raison et une trace de chaque changement. Le stock se filtre par statut, et le scan à la caméra retrouve une pièce par son code. Pour chaque magasin, vous voyez le nombre d'articles en stock et en dépôt, et la valeur du stock au prix de vente.

Pour votre comptable, le bouton « Exporter mes données » télécharge des fichiers lisibles dans un tableur : les articles d'occasion avec leur prix d'achat, leur statut et leur provenance (achat ou dépôt), et les articles neufs avec leur quantité.