Tableau de bord : quels chiffres suivre chaque semaine dans une friperie ?

Pourquoi un rendez-vous chaque semaine

Le chiffre du jour bouge trop pour dire quelque chose : un samedi pluvieux, une braderie dans la rue, et il double ou fond de moitié. Le bilan du mois, lui, arrive trop tard : quand il montre que le rayon s'est vidé ou que la marge a baissé, quatre semaines sont déjà passées. La semaine est le bon rythme pour piloter une boutique : assez longue pour lisser les hasards d'une journée, assez courte pour corriger le tir à temps.

C'est encore plus vrai à l'approche des fêtes, quand chaque semaine pèse lourd dans l'année. Le principe est simple : un jour fixe, le lundi matin par exemple, un quart d'heure, toujours les mêmes chiffres, notés au même endroit. Ce guide propose les chiffres à suivre, la façon de les calculer et ce qu'ils doivent vous faire décider.

Les ventes : chiffre d'affaires, nombre de ventes, panier moyen

Trois chiffres vont ensemble, et se lisent ensemble :

• Le chiffre d'affaires de la semaine : le total encaissé, du lundi au dimanche.
• Le nombre de ventes : combien de passages en caisse, c'est-à-dire combien de clients ont acheté.
• Le panier moyen : le chiffre d'affaires divisé par le nombre de ventes. Prenons une semaine à 1 800 € pour 120 ventes : le panier moyen est de 15 €.

Lire ses ventes et sa marge

Le chiffre d'affaires seul ne dit pas quoi faire. S'il baisse, est-ce parce que moins de clients achètent, ou parce qu'ils achètent moins ? Moins de ventes appelle à faire venir du monde : une vitrine renouvelée, une publication d'arrivage. Un panier moyen en baisse appelle à donner envie d'une deuxième pièce : les accessoires près de la caisse, des tenues composées en vitrine.

Ajoutez la marge : ce qui vous reste une fois payé ce que les pièces vendues vous ont coûté, c'est-à-dire leur prix d'achat pour vos propres pièces, et la part du déposant pour les pièces en dépôt. Reprenons la semaine à 1 800 € : 1 200 € de vos propres pièces, achetées 360 € au total, et 600 € de pièces en dépôt, dont la moitié revient aux déposants, soit 300 €. La marge de la semaine est de 1 800 − 360 − 300 = 1 140 €, soit environ 63 % du chiffre d'affaires.

Un chiffre d'affaires qui monte avec une marge qui baisse signale des remises trop larges, ou des pièces achetées trop cher. Ce calcul de gestion ne remplace pas les comptes établis avec votre comptable : il sert à comparer les semaines entre elles, à condition de toujours le faire de la même façon.

Le stock : ce qui entre, ce qui sort, ce qui dort

En seconde main, le rayon ne se réassortit pas d'un coup de commande : il vit de ce qui entre chaque semaine. Notez donc le nombre de pièces mises en rayon et le nombre de pièces vendues. Si vous vendez 160 pièces et en mettez 130 en rayon, le rayon perd 30 pièces dans la semaine ; à ce rythme, il en aura perdu 120 au bout d'un mois. Avant les fêtes, c'est le signal qu'il faut accélérer les achats, les dépôts ou la préparation des arrivages.

• Le stock dormant : le nombre de pièces en rayon depuis plus de trois mois, par exemple. S'il grossit de semaine en semaine, il est temps de déplacer, de démarquer ou de sortir ces pièces.
• Pour un dépôt-vente, la somme due aux déposants : la part des pièces vendues que vous n'avez pas encore réglée. Elle vous dit combien garder en trésorerie avant les prochains règlements.

Comparer avec la bonne référence

Comparer une semaine à la précédente trompe souvent : la rentrée, les soldes, les fêtes et les vacances font varier les ventes d'un mois à l'autre, quoi que vous fassiez. La meilleure référence est la même semaine de l'an dernier, une fois votre première année passée. En attendant, comparez chaque semaine à la moyenne des quatre précédentes, qui lisse les accidents.

Notez aussi ce qui sort de l'ordinaire : un jour férié, une fermeture, une météo extrême, un événement dans le quartier. Dans un an, cette note expliquera un chiffre que vous auriez sinon du mal à comprendre. Et cherchez une tendance plutôt qu'un chiffre isolé : une semaine faible ne dit rien, trois semaines faibles d'affilée disent quelque chose.

À la main : ce qui marche, et où ça coince

À la main, un tableur suffit : une ligne par semaine, une colonne par chiffre, alimentées par les tickets de clôture de la caisse. Le chiffre d'affaires et le nombre de ventes s'y reportent vite. Le reste coince. La marge demande de retrouver le coût de chaque pièce vendue ; le stock dormant, de connaître la date d'entrée de chaque pièce encore en rayon ; la somme due aux déposants, de faire le compte déposant par déposant. Ce sont justement les chiffres qui disent quoi faire, et ceux qu'on finit par ne plus calculer quand la boutique tourne à plein.

Un logiciel de caisse qui enregistre le prix d'achat, la date d'entrée et le déposant de chaque pièce calcule ces chiffres tout seul, à partir des ventes : il ne reste qu'à les lire.

En pratique : un quart d'heure chaque lundi

Choisissez votre jour, gardez les mêmes chiffres d'une semaine à l'autre, et terminez chaque rendez-vous par une décision, même petite : accélérer les arrivages, démarquer une catégorie, renouveler la vitrine. C'est cette décision qui fait de vos chiffres un outil, et pas seulement un relevé.

Dans VenStor, l'onglet Tableau de bord affiche le chiffre d'affaires et le nombre de ventes du jour, de la semaine, du mois et de l'année, calculés à partir de vos encaissements. La période personnalisée donne, pour les dates de votre choix, le chiffre d'affaires, le nombre de ventes, le panier moyen et, pour le gérant, la marge brute : il suffit d'y entrer la même semaine de l'an dernier pour comparer. Le tableau de bord indique aussi la somme due aux déposants et le stock dormant, c'est-à-dire les pièces d'occasion en stock depuis plus de 90 jours, avec leur ancienneté.